Tegenwoordig bestaat zo’n 15% van alle leegstand in Nederland uit kantoorgebouwen. Dat is 4% minder dan in 2015. Een trend die zijn uitwerking vindt in de transformaties en herbestemming van de uiteenlopende objecten tot hotels, woningen of bedrijfsverzamelgebouwen.

Het overschot aan vierkante meters bij kantoorgebouwen komt voornamelijk voort uit de veranderende werkomgeving. Door het digitaliseren van werkzaamheden en de daarbijbehorende BYOD* trend, zijn werknemers niet gebonden aan een ‘vaste plek’. Wie vervolgens minder verbruikt wil ook minder betalen.

*BYOD staat voor Bring Your Own Device waarbij werknemers zelf de benodigde technologie, zoals laptop of smartphone meebrengen.

Tegelijkertijd zorgt de blijvende toename van ZZP en kleinbedrijf voor een stijgende vraag naar beperkte en voornamelijk flexibele bedrijfsruimte. Het overschot aan vierkante meters en de verschuiving van single- naar multi-tenant lijkt een logisch gevolg te zijn. Het leeuwendeel van de eerder genoemde transformaties wordt tijdelijk beheerd. Door middel van tijdelijke bezetting daalt de waarde van ongebruikt vastgoed minder snel, flexibele kantoor- en atelier-ruimtes worden beschikbaar en problemen zoals kraak, verloedering en vandalisme worden op een gecontroleerde manier ingedekt.

Klinkt ideaal, maar hoe kan je tijdelijke bezetting efficiënt laten verlopen?

Openr is erachter gekomen dat tijdelijke (leegstands) beheerders te maken krijgen met een aantal interessante ontwikkelingen. 
Door het grote aanbod aan flexibele ruimte, kantoor concepten en tegelijkertijd professionalisering van de zelfstandige, ontstaat een cocktail van vereisten voordat een gebouw voor huurders interessant is. Een aantal jaren geleden had Wifi voldoende aantrekkingskracht maar heden ten dage werkt eenieder het liefst in een goed ingerichte community met verse koffie en een hoge mate van zelfstandigheid.

Huurders stellen méér en méér eisen aan de faciliteiten en services

Deze zelfstandigheid uit zich in de bedrijfsvoering van de start-up, zzp’er of ander kleinbedrijf. Beheerders dienen de mogelijkheid tot (bedrijfs) uitbreiding en verandering te bieden, zodat deze partijen zich langer committeren aan het gebouw. Huidige oplossingen hierin zijn er nog te weinig, maar een goed voorbeeld kan zijn dat je, als beheerder, desbetreffende ondernemingen zelfstandig naam- en personeelswijzigingen laat doorvoeren. Door deze direct te koppelen aan andere services zoals het netwerk, de printmogelijkheden of de toegang tot het gebouw, creëer je een ecosysteem waarmee je als beheerder laat merken dat je de ontwikkeling ondersteund. In eenzelfde adem weet je op deze wijze wat er speelt, welke bezettingsgraad er geldt en belangrijker, waar de intrinsieke behoefte van je huurders en hun bezoekers ligt. Een win-win-win situatie

Steeds meer contracten in deze gebouwen zijn van korte duur en kennen tussentijds veel veranderingen. Dit is een kostbare ontwikkeling, die niet alleen administratief, maar ook operationeel letterlijk in de papieren loopt. Denk bijvoorbeeld aan het organiseren van de toegang, maar ook naam- of nummerwijzigingen.

Wisselingen vinden vaker plaats en de gemiddelde contractduur neemt af

Daarnaast komt het voor dat beheerders net zo tijdelijk zijn als huurders en is het van belang dat de verschillende diensten vanaf dag één operationeel zijn, waardoor deze zijn positie versterkt en de binding met de huurder beter tot stand kan komen.
In beide situaties is een patroon te herkennen waarbij een beheerder gebaat is bij een product of dienst wat schaalbaar, direct operationeel en van afstand instelbaar is.

Tijdelijke bezetting kun je efficient laten verlopen door diensten en producten te ontwikkelen die perfect aansluiten bij de behoeftes, die al dan niet verborgen, zorgen dat een huurder langer en beter betrokken blijft bij zijn eigen werkomgeving.

Creëer betrokkenheid, zelfstandigheid en faciliteer verandering

Tegenwoordig komen er mondjesmaat producten of diensten op de markt die aansluiten bij deze ontwikkelingen. Veel van deze diensten richten zich op het vergaren van ‘big data’ uit gebouwen of het ontwikkelen van communities in diezelfde omgeving. Maar weinig richten zich op de ontwikkeling van de echte behoefte van alle stakeholders in het spel. Om ervoor te zorgen dat (tijdelijke) bezetting efficiënt wordt moeten beheerders bijdragen en ondersteunen in deze nieuwe ontwikkelingen en bovendien weten wat er speelt.